Deel enquête: E-mail

Over enquêtes delen via e-mail

Enalyzer biedt een eenvoudige manier om uw enquête via e-mail te delen. U kunt gepersonaliseerde e-mailuitnodigingen naar uw respondenten sturen en hun voortgang volgen. E-mailuitnodigingen voor enquêtes maken het mogelijk om herinneringen te sturen en respondenten te beperken tot het één keer beantwoorden van de enquête.

Als u e-mailuitnodigingen voor enquêtes naar meer dan een paar mensen gaat sturen, raden we aan dat u:

  1. De uitnodigingsmail maken.
  2. Maak het CSV-bestand met de respondentinformatie. Dit zorgt ervoor dat het delen van uw enquête soepeler en sneller verloopt.
  3. Stel de anonimiteit van de enquête in.

E-mailuitnodigingen voor enquêtes verzenden

Om e-mailuitnodigingen voor enquêtes te verzenden, hoeft u alleen het volgende te doen:

  1.  
    1. Ga naar uw enquête en selecteer delen in het zijmenu.
    2. Klik op de e-mail-optie.
    3. Kies hoe u uw respondenten wilt uitnodigen. U kunt kiezen tussen handmatig, kopiëren/plakken of uploaden.

      • Deze optie is ideaal als u slechts één persoon uitnodigt. U hoeft alleen het volgende te doen:

        1. Selecteer handmatig.
        2. Vul de respondentinformatie in.

        Het e-mailadres is het enige verplichte veld.

      • Kopieer/plak uw respondentinformatie rechtstreeks vanuit een CSV-bestand in Enalyzer. U hoeft alleen het volgende te doen:

        1. Selecteer kopiëren/plakken.
        2. Er verschijnt een vak hieronder. Kopieer de informatie uit het CSV-bestand en plak deze in het vak.

        U kunt alleen de systeemvariabelen kopiëren/plakken: voornaam, achternaam, e-mailadres en taal. Als u gegevens wilt importeren naar achtergrondvariabelen die u zelf hebt gemaakt, of als u variabelen wilt importeren, kies dan de optie uploaden.

      • Deze optie is perfect als u met veel respondenten en achtergrondvariabelen werkt. Bovendien is dit de enige optie waarmee u variabelen kunt importeren. Voor meer details over het maken van een CSV-bestand, klik hier.
        Om uw CSV-bestand te uploaden, hoeft u alleen het volgende te doen:
        1. Selecteer uploaden.
        2. Klik op uw CSV-bestand uploaden.
        3. Zoek uw CSV-bestand en klik op uploaden.

        4. Breng de velden in kaart door de velden uit uw CSV-bestand aan de linkerkant te koppelen aan uw enquêtevariabelen aan de rechterkant.

          screely-1657803691684.png

          Als er een veld is dat u niet wilt uploaden of importeren, kunt u het overslaan.

          Selecteer om een variabele te importeren nieuw: achtergrondvariabele. Hiermee wordt het CSV-veld geïmporteerd als een tekstachtergrondvariabele.

        5. Wanneer u klaar bent met in kaart brengen, klikt u op opslaan om terug te keren naar het voorbeeld van de uitnodiging voor de enquête.
        6. U kunt altijd op koppelingen bewerken klikken om wijzigingen aan te brengen.
    4. Selecteer het bericht dat u gaat verzenden. Als u wijzigingen in het bericht wilt aanbrengen, klik op bewerken en volg de instructies op het scherm.
    5. Bewerk, indien van toepassing, de afzendergegevens.
    6. U kunt uw e-mailuitnodiging voor de enquête bekijken in het paneel aan de rechterkant. Als alles er goed uitziet, klik op volgende.
    7. Onder het plannen van uw uitnodiging kiest u wanneer u uw uitnodiging wilt verzenden. U kunt kiezen tussen nu verzenden en later plannen.
      •  
        1. Selecteer nu verzenden om de uitnodigingen voor de enquête meteen te verzenden. Klik op volgende.
        2. Klik op meer toevoegen om eenvoudig extra respondenten uit te nodigen. U gebruikt hetzelfde uitnodigingsbericht en dezelfde afzendergegevens en hoeft alleen de respondentinformatie in te vullen.
        3. Als u alle respondenten hebt toegevoegd, klikt u op nu verzenden.
      •  
        1. Selecteer later plannen om de uitnodigingen voor de enquête op een later tijdstip te verzenden.
        2. Selecteer de datum en tijd waarop u wilt dat uw uitnodigingen worden verzonden. Klik op volgende.
        3. Klik op meer toevoegen om eenvoudig extra respondenten uit te nodigen. U gebruikt hetzelfde uitnodigingsbericht en dezelfde afzendergegevens en hoeft alleen de respondentinformatie in te vullen.
        4. Als u alle respondenten hebt toegevoegd, klikt u op nu plannen.
    8. U kunt nu een overzicht van uw respondenten bekijken.

Als er veel uitnodigingen tegelijkertijd worden verzonden, kan er een vertraging optreden in het verzendmoment. U kunt de status van onze e-mailwachtrij altijd hier controleren.

Enquêtes verzenden zonder e-mailadressen

Hebt u ooit een enquête willen lanceren, maar hebt u geen e-mailadressen? Bijvoorbeeld enquêtes die telefonisch of op papier worden afgenomen? Of hebt u ooit willen zorgen dat respondenten maar één keer op uw enquête reageren, maar wilde u Enalyzers e-mailservice niet gebruiken? Zo ja, dan doet u het volgende.

  1. Ga naar uw enquête en selecteer delen in het zijmenu.
  2. Klik op de optie importeren.

  3. Kies of u bij uw gegevensimport al dan niet bestaande enquêtegegevens voor uw respondenten wilt opnemen.

    Als u de optie inschakelt om respondenten met bestaande enquêtegegevens te importeren, moet uw bestand een exacte kopie van de enquête-opmaak bevatten. Hoe u uw gegevens opmaakt, hangt af van het vraag- of variabeletype dat u importeert. Lees hier meer over hoe u elk vraag- en variabeletype opmaakt.

  4. Upload uw UTF-8-gecodeerde CSV-bestand.
  5. Breng de velden in het CSV-bestand in kaart met de enquêtevragen en variabelen.
  6. Wanneer u klaar bent met in kaart brengen, klikt u op volgende.
  7. Controleer het aantal antwoorden dat klaarstaat om te worden geïmporteerd en klik op gereed om de import te voltooien.

Nu hebt u twee opties: de inloggegevens naar uw respondenten sturen of unieke links maken en die naar de respondenten sturen.

Download voordat u dit doet uw responsgegevens naar Excel- of CSV-formaat en vergeet niet achtergrondvariabelen in de download op te nemen. Uw bestand met responsgegevens bevat voor elke respondent een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. De combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord is uniek voor de respondent.

UNIEKE LINKS VOOR ELKE RESPONDENT MAKEN

Dit is de populairste methode en hoewel het wat handmatig werk kost, is het relatief eenvoudig. Zodra u uw responsgegevens met de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw respondenten hebt gedownload, kunt u voor elke respondent unieke links maken. Elke unieke link heeft de volgende structuur:

https://surveys.enalyzer.com/?Pid=[USERNAME]&Rid=[PASSWORD]

Daarom hoeft u voor het maken van een unieke link alleen de velden [USERNAME] en [PASSWORD] te vervangen door de werkelijke gebruikersnaam en het werkelijke wachtwoord uit het bestand met responsgegevens.

Als u meer dan een paar respondenten hebt, moet u naar Excel gaan. We hebben een eenvoudige en snelle handleiding samengesteld, maar houd er rekening mee dat wanneer u contact opneemt met ons Customer Success Team, zij mogelijk niet over de Excel-vaardigheden beschikken om u te helpen met eventuele problemen die u tegenkomt.

  1. Open een programma zoals Microsoft Excel of Google Sheets.
  2. Maak drie kolommen: gebruikersnaam, wachtwoord en URL.
  3. Kopieer de gebruikersnamen en wachtwoorden uit het bestand met responsgegevens en plak ze in uw Excel-document.
  4. Nu is het tijd voor Excel-magie. Maak van de cel met de enquête-link een formule die [USERNAME] en [PASSWORD] vervangt door de werkelijke waarden die in kolommen A en B zijn ingevoegd. De formule ziet er als volgt uit (zie afbeelding hieronder):
    ="https://surveys.enalyzer.com/?Pid="&A2&"&Rid="&B2
  5. Zodra u de formule hebt gedefinieerd, drukt u op Enter en bevat de link de gebruikersnaam en het wachtwoord. Trek de formule omlaag over alle resterende cellen en zie hoe de gebruikersnamen en wachtwoorden unieke links worden.

INLOGGEGEVENS VERZENDEN

Om in te loggen op uw enquête moeten uw respondenten naar de inlogwebsite gaan (https://surveys.enalyzer.com), evenals hun respectieve gebruikersnaam en wachtwoord uit de download van de responsgegevens.

Enquêtes verzenden via sms-tekstbericht

Enalyzer heeft geen ingebouwde oplossing voor sms-tekstberichten in het systeem, maar sms-uitnodigingen kunnen worden verzonden via een externe sms-leverancier die een oplossing voor e-mail naar sms heeft.

Enalyzer stuurt zijn e-mailuitnodigingen naar de sms-leverancier, die de e-mails omzet in sms-berichten en ze automatisch naar respondenten stuurt.

SMS-ontvangers ontvangen een sms-tekstbericht met een aangepaste afzendernaam, aangepaste tekst in de sms en een unieke directe link om de enquête te beantwoorden.

Voorbeeld: CPSMS

Leveranciers van e-mail naar sms verschillen in hun instellingen en opties, dus neem contact op met uw leverancier als u vragen hebt. De Deense leverancier Compaya biedt de CPSMS-oplossing. We gebruiken dit als voorbeeld.

Wanneer u CPSMS gebruikt, volgt u deze stappen om uw sms-tekstuitnodigingen te verzenden:

  •  
    • Zorg er in Enalyzer voor dat uw e-mailleverancier Mailjet is.
    • Zet in uw CPSMS-account survey@mail02.enalyzer.com op de toestemmingslijst en neem de voor u gegenereerde 'e-mailcode' over.
    • Zorg ervoor dat u genoeg sms-punten hebt in CPSMS.
    • Bepaal hoe de afzender wordt bepaald. Dat kan ofwel de afzendernaam zijn uit de instellingen in uw account, of het kan flexibel zijn en de afzendernaam uit het e-mailonderwerp halen, wanneer deze optie is gekozen in uw CPSMS-account. De afzendernaam heeft een maximum van 11 tekens, inclusief spaties.

    • Maak een bestand met een respondentenlijst. Dit bestand moet alle achtergrondvariabelen van uw respondenten bevatten.

       Elk e-mailadres volgt deze structuur:

      [LANDCODE (zonder '+' of '00')][TELEFOONNUMMER].[E-MAILCODE]@cpsms.dk

      Bijvoorbeeld: 4512345678.abcd1defg@cpsms.dk

    • Verzend e-mailuitnodigingen. Uw uitnodigingsbericht per e-mail wordt gebruikt om het tekstbericht te maken. Alleen de introductie-, knop- en eindteksten worden opgenomen. U hoeft dus geen tijd te besteden aan het ontwerpen van uw uitnodigingsbericht. Als u voor de flexibele afzendernaamoptie hebt gekozen, voegt u uw afzendernaam toe in het onderwerpveld van de e-mail (maximaal 11 tekens).
    • Wanneer u op de link in de sms-uitnodiging klikt, wordt de enquêtepagina geopend in een browser en is de ervaring hetzelfde als wanneer u de enquête op een telefoon beantwoordt.

Hoe langer het sms-bericht, hoe hoger de kosten voor het verzenden. Eén sms-tekstbericht is 160 tekens, inclusief spaties. Als uw bericht langer is dan 160 tekens, worden twee of meer berichten aan elkaar gekoppeld, zodat ze als één lang sms-bericht worden weergegeven. In dat geval is het aantal tekens per sms 153, omdat 7 tekens worden gebruikt om sms-berichten aan elkaar te koppelen.

Hulp nodig bij het versturen van uitnodigingen via sms? Onze consultants hebben ervaring met het instellen van sms-uitnodigingen en staan klaar om u te helpen. Lees meer over onze consultancy hier.

 

Geplande uitnodigingen stoppen

Hebt u uw e-mailuitnodigingen voor de enquête gepland om later te worden verzonden en moet u nu iets wijzigen? Om de geplande uitnodigingen te stoppen, moet u de geplande respondenten verwijderen. U hoeft alleen het volgende te doen:

  1. Ga naar uw enquête en selecteer Responses in het zijmenu. Als het menu gesloten is, klik eerst op het menupictogram om het te openen.
  2. Klik op de knop filter en het zijmenu om responses te filteren wordt geopend.
  3. Klik op het vervolgkeuzemenu filter toevoegen en selecteer uitnodigingsstatus.
  4. Selecteer vervolgens gepland, klik op de knop toepassen en sluit het zijmenu.
  5. Klik op het actiemenu en selecteer verwijderen.
  6. Selecteer de geplande respondent en klik op de knop verwijderen.
  7. Uw geplande uitnodigingen zijn verwijderd en zullen niet worden verzonden.

Om geplande uitnodigingen te stoppen, moet u ze verwijderen voordat ze worden verzonden.