Compartir encuesta: correo electrónico

Acerca de compartir encuestas por correo electrónico

Enalyzer ofrece una forma sencilla de compartir tu encuesta por correo electrónico. Puedes enviar invitaciones personalizadas por correo electrónico a tus encuestados y hacer seguimiento de su progreso. Las invitaciones por correo electrónico de la encuesta te permiten enviar recordatorios y limitar a los encuestados a responder la encuesta una sola vez.

Si vas a enviar invitaciones por correo electrónico de la encuesta a más que unas pocas personas, te recomendamos que:

1. Crear el mensaje de la invitación.
2. Crear el archivo CSV con la información del encuestado. Esto hará que compartir tu encuesta sea más fluido y rápido.
3. Definir el anonimato de la encuesta.

Envío de invitaciones a la encuesta por correo electrónico

Para enviar invitaciones por correo electrónico a la encuesta, todo lo que tienes que hacer es:

1.  
   1. Ve a tu encuesta y selecciona compartir en el menú lateral.
   2. Haz clic en la opción correo electrónico.
   3. Elige cómo invitar a tus encuestados. Puedes elegir entre manualmente, copiar/pegar o cargar.

      • Esta opción es ideal si vas a enviar a una sola persona. Todo lo que tienes que hacer es:

        1. Selecciona manualmente.
        2. Completa la información del encuestado.

        La variable de correo electrónico es el único campo obligatorio.

      • Copia y pega la información de tu encuestado desde un archivo CSV directamente en Enalyzer. Todo lo que tienes que hacer es:

        1. Selecciona copiar/pegar.
        2. Aparecerá un cuadro abajo. Copia la información del archivo CSV y pégala en el cuadro.

        Solo puedes copiar/pegar las variables del sistema: nombre, apellido, correo electrónico e idioma. Si quieres importar datos a variables de fondo que has creado tú mismo o si vas a importar variables, elige la opción cargar.

      • Esta opción es perfecta si trabajas con muchos encuestados y variables de fondo. Además, esta es la única opción que permite importar variables. Para más detalles sobre cómo crear un archivo CSV, haz clic aquí.
        Para cargar tu archivo CSV, todo lo que tienes que hacer es:
        1. Selecciona cargar.
        2. Haz clic en cargar tu archivo CSV.
        3. Busca tu archivo CSV y haz clic en cargar.

        4. Asigna los campos enlazando los campos de tu archivo CSV de la izquierda con tus variables de la encuesta de la derecha.
           
           

           Si hay un campo que no quieres cargar o importar, puedes omitirlo.

           Para importar una variable, selecciona new: background variable. Esto importará el campo CSV como una variable de fondo de texto.

        5. Cuando termines de asignar, haz clic en guardar para volver a la vista previa de la invitación de la encuesta.
        6. Siempre puedes hacer clic en editar asignaciones para realizar cambios.
   4. Selecciona el mensaje que vas a enviar. Si quieres hacer algún cambio en el mensaje, haz clic en editar y sigue las instrucciones en pantalla.
   5. Edita la información del remitente, si corresponde.
   6. Puedes previsualizar tu invitación por correo electrónico de la encuesta en el panel del lado derecho. Si todo se ve como debería, haz clic en siguiente.
   7. En programar tu invitación, elige cuándo enviar tu invitación. Puedes seleccionar entre enviar ahora y programar para más tarde.
      •  
        1. Selecciona enviar ahora para enviar las invitaciones de la encuesta de inmediato. Haz clic en siguiente.
        2. Haz clic en añadir más para invitar fácilmente a encuestados adicionales. Usarás el mismo mensaje de invitación y los mismos detalles del remitente, y solo tendrás que completar la información del encuestado.
        3. Si has añadido a todos los encuestados, haz clic en enviar ahora.
      •  
        1. Selecciona programar para más tarde para enviar las invitaciones de la encuesta más adelante.
        2. Selecciona la fecha y hora en la que quieres que se envíen tus invitaciones. Haz clic en siguiente.
        3. Haz clic en añadir más para invitar fácilmente a encuestados adicionales. Usarás el mismo mensaje de invitación y los mismos detalles del remitente, y solo tendrás que completar la información del encuestado.
        4. Si has añadido a todos los encuestados, haz clic en programar ahora.
   8. Ahora podrás ver un resumen de tus encuestados.

Si se envían muchas invitaciones al mismo tiempo, puede haber un retraso en la hora de envío. Siempre puedes comprobar el estado de nuestra cola de correo electrónico aquí.

Enviar encuestas sin direcciones de correo electrónico

¿Alguna vez has necesitado lanzar una encuesta pero no tienes direcciones de correo electrónico? Por ejemplo, ¿encuestas realizadas por teléfono o encuestas en papel? ¿O alguna vez has necesitado asegurarte de que los encuestados solo respondan una vez a tu encuesta pero no querías usar el servicio de correo electrónico de Enalyzer? Si es así, esto es lo que debes hacer.

1. Ve a tu encuesta y selecciona compartir en el menú lateral.
2. Haz clic en la opción importar.

3. Elige si deseas incluir o no datos de encuesta existentes de tus encuestados en tu importación de datos.

   Si habilitas la opción de importar encuestados con datos de encuesta existentes, tu archivo debe contener una réplica exacta del formato de la encuesta. La forma en que formateas tus datos depende del tipo de pregunta o variable que importes. Lee más sobre cómo formatear cada tipo de pregunta y variable aquí.

4. Carga tu archivo CSV codificado en UTF-8.
5. Asigna los campos del archivo CSV a las preguntas y variables de la encuesta.
6. Cuando termines de asignar, haz clic en siguiente.
7. Revisa el número de respuestas listas para importar y haz clic en hecho para finalizar la importación.

Ahora tienes dos opciones, enviar la información de acceso a tus encuestados o crear enlaces únicos y enviárselos a los encuestados.

Antes de hacer esto, descarga tus datos de respuesta en formato Excel o CSV y recuerda incluir las variables de fondo en la descarga. Tu archivo de datos de respuesta incluye un nombre de usuario y una contraseña únicos para cada encuestado. La combinación de nombre de usuario y contraseña es única para el encuestado.

CREAR ENLACES ÚNICOS PARA CADA ENCUESTADO

Este es el método más popular y, aunque requiere algo de trabajo manual, es relativamente sencillo. Una vez que hayas descargado tus datos de respuesta con el nombre de usuario y la contraseña de tus encuestados, puedes crear enlaces únicos para cada encuestado. Cada enlace único sigue esta estructura:

https://surveys.enalyzer.com/?Pid=[USERNAME]&Rid=[PASSWORD]

Por lo tanto, para crear un enlace único, todo lo que tienes que hacer es reemplazar los campos [USERNAME] y [PASSWORD] por el nombre de usuario y la contraseña reales del archivo de datos de respuesta.

Si tienes más que unos pocos encuestados, entonces tendrás que ir a Excel. Hemos preparado una guía sencilla y rápida; no obstante, ten en cuenta que, al contactar con nuestro equipo de Customer Success, puede que no estén preparados con los conocimientos de Excel para ayudarte con cualquier problema que puedas encontrar.

1. Abre un programa como Microsoft Excel o Google Sheets.
2. Crea tres columnas: nombre de usuario, contraseña y URL.
3. Copia los nombres de usuario y contraseñas del archivo de datos de respuesta e insértalos en tu documento de Excel.
4. Ahora es momento de la magia de Excel. Convierte la celda con el enlace de la encuesta en una fórmula que reemplace [USERNAME] y [PASSWORD] por los valores reales insertados en las columnas A y B. La fórmula se vería así (consulta la imagen de abajo):
   ="https://surveys.enalyzer.com/?Pid="&A2&"&Rid="&B2
5. Una vez que hayas definido la fórmula, presiona Intro y el enlace contendrá el nombre de usuario y la contraseña. Arrastra la fórmula hacia abajo en todas las celdas restantes y observa cómo los nombres de usuario y las contraseñas se convierten en enlaces únicos.

ENVIAR INFORMACIÓN DE ACCESO

Para iniciar sesión en tu encuesta, tus encuestados deben ir al sitio web de inicio de sesión (https://surveys.enalyzer.com) y usar su respectivo nombre de usuario y contraseña del archivo descargado de datos de respuesta.

Enviar encuestas por mensaje de texto SMS

Enalyzer no tiene una solución de mensajería de texto SMS integrada en el sistema, pero se pueden enviar invitaciones SMS utilizando un proveedor externo de SMS que tenga una solución de "correo electrónico a SMS".

Enalyzer enviará sus invitaciones por correo electrónico al proveedor de SMS, que convierte los correos electrónicos en SMS y los envía automáticamente a los encuestados.

Los destinatarios de SMS reciben un mensaje de texto SMS, con un nombre de remitente personalizado, texto personalizado en el SMS y un enlace único y directo para responder su encuesta.

Ejemplo: CPSMS

Los proveedores de correo electrónico a SMS difieren en sus configuraciones y opciones, así que consulta con tu proveedor si tienes alguna pregunta. El proveedor danés Compaya ofrece la solución CPSMS. La usaremos como ejemplo.

Al usar CPSMS, sigue estos pasos para enviar tus invitaciones por mensaje de texto SMS:

•  
  • En Enalyzer, asegúrate de que tu proveedor de correo electrónico sea Mailjet.
  • En tu cuenta de CPSMS, agrega survey@mail02.enalyzer.com a la lista de permitidos, y usa el "código de correo electrónico" generado para ti.
  • Asegúrate de tener suficientes puntos SMS en CPSMS.
  • Decide cómo se determinará el remitente. Puede ser el nombre del remitente de la configuración de tu cuenta, o puede ser flexible y tomar el nombre del remitente del asunto del correo electrónico, cuando esta opción se haya elegido en tu cuenta de CPSMS. El nombre del remitente tiene un máximo de 11 caracteres, incluidos los espacios.

  • Crea un archivo de lista de encuestados. Este archivo debe incluir todas las variables de fondo de tus encuestados.

     Cada dirección de correo electrónico sigue esta estructura:

    [CÓDIGO DE PAÍS (sin '+' ni '00')][NÚMERO DE TELÉFONO].[CÓDIGO DE CORREO ELECTRÓNICO]@cpsms.dk

    Por ejemplo: 4512345678.abcd1defg@cpsms.dk

  • Enviar invitaciones por correo electrónico. Tu mensaje de invitación por correo electrónico se usará para crear el mensaje de texto. Solo se incluirán la introducción, el botón y los textos finales. Por lo tanto, no necesitas dedicar tiempo a diseñar tu mensaje de invitación. Si has elegido la opción de nombre de remitente flexible, añade tu nombre de remitente en el campo de asunto del correo electrónico (limitado a 11 caracteres).
  • Al hacer clic en el enlace de la invitación SMS, la página de la encuesta se abrirá en un navegador y la experiencia será la misma que al responder la encuesta en un teléfono.

Cuanto más largo sea el mensaje SMS, mayor será el coste de envío. Un mensaje de texto SMS tiene 160 caracteres, incluidos los espacios. Si tu mensaje supera los 160 caracteres, se unirán dos o más mensajes para que parezcan un SMS largo. En este caso, el número de caracteres por SMS es 153, ya que se usan 7 caracteres para unir los SMS.

¿Necesitas ayuda para enviar invitaciones por mensaje de texto? Nuestros consultores tienen experiencia configurando invitaciones SMS y están listos para ayudarte. Lee más sobre nuestra consultoría aquí.

Detener invitaciones programadas

¿Programaste que tus invitaciones por correo electrónico de la encuesta se enviaran más tarde y ahora necesitas cambiar algo? Para detener las invitaciones programadas, tienes que eliminar a los encuestados programados. Todo lo que tienes que hacer es:

1. Ve a tu encuesta y selecciona respuestas en el menú lateral. Si el menú está cerrado, haz clic primero en el ícono del menú para abrirlo.
2. Haz clic en el botón filtro y se abrirá el menú lateral de filtrado de respuestas.
3. Haz clic en el menú desplegable añadir filtro y selecciona estado de la invitación.
4. Luego selecciona programado, haz clic en el botón aplicar y cierra el menú lateral.
5. Haz clic en el menú de acciones y selecciona eliminar.
6. Selecciona al encuestado programado y haz clic en el botón eliminar.
7. Tus invitaciones programadas han sido eliminadas y no se enviarán.

Para detener las invitaciones programadas, tienes que eliminarlas antes de que se envíen.