Partager le sondage : E-mail

À propos du partage de sondages par e-mail

Enalyzer fournit un moyen simple de partager votre sondage par e-mail. Vous pouvez envoyer des invitations par e-mail personnalisées à vos répondants et suivre leur progression. Les invitations de sondage par e-mail vous permettent d'envoyer des rappels et de limiter les répondants à une seule réponse au sondage.

Si vous allez envoyer des invitations de sondage par e-mail à plus que quelques personnes, nous vous recommandons de :

  1. Créer le message d'invitation.
  2. Créer le fichier CSV avec les informations des répondants. Cela rendra le partage de votre sondage plus fluide et plus rapide.
  3. Définir l'anonymat du sondage.

Envoi d'invitations de sondage par e-mail

Pour envoyer des invitations de sondage par e-mail, il vous suffit de :

  1.  
    1. Allez à votre sondage et sélectionnez partager dans le menu latéral.
    2. Cliquez sur l'option e-mail.
    3. Choisissez comment inviter vos répondants. Vous pouvez choisir entre manuellement, copier/coller ou importer.

      • Cette option est optimale si vous envoyez à une seule personne. Il vous suffit de :

        1. Sélectionner manuellement.
        2. Remplir les informations du répondant.

        La variable e-mail est le seul champ obligatoire.

      • Copiez/collez les informations de vos répondants à partir d'un fichier CSV directement dans Enalyzer. Il vous suffit de :

        1. Sélectionner copier/coller.
        2. Une zone apparaîtra en dessous. Copiez les informations du fichier CSV et collez-les dans la zone.

        Vous pouvez uniquement copier/coller les variables système : prénom, nom, e-mail et langue. Si vous souhaitez importer des données dans des variables d'arrière-plan que vous avez créées vous-même, ou si vous allez importer des variables, choisissez l'option importer.

      • Cette option est idéale si vous travaillez avec de nombreux répondants et des variables d'arrière-plan. De plus, c'est la seule option qui vous permet d'importer des variables. Pour plus de détails sur la création d'un fichier CSV, cliquez ici.
        Pour importer votre fichier CSV, il vous suffit de :
        1. Sélectionner importer.
        2. Cliquez sur importer votre fichier CSV.
        3. Trouvez votre fichier CSV et cliquez sur importer.

        4. Associez les champs en reliant les champs de votre fichier CSV à gauche à vos variables de sondage à droite.

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          S'il y a un champ que vous ne souhaitez pas importer, vous pouvez le ignorer.

          Pour importer une variable, sélectionnez nouvelle : variable d'arrière-plan. Cela importera le champ CSV en tant que variable d'arrière-plan texte.

        5. Une fois le mappage terminé, cliquez sur enregistrer pour revenir à l'aperçu de l'invitation au sondage.
        6. Vous pouvez toujours cliquer sur modifier les correspondances pour effectuer des changements.
    4. Sélectionnez le message que vous allez envoyer. Si vous souhaitez modifier le message, cliquez sur modifier et suivez les instructions à l'écran.
    5. Modifiez les informations de l'expéditeur, si nécessaire.
    6. Vous pouvez prévisualiser votre invitation de sondage par e-mail dans le panneau de droite. Si tout semble correct, cliquez sur suivant.
    7. Sous programmer votre invitation, choisissez quand envoyer votre invitation. Vous pouvez choisir entre envoyer maintenant et programmer pour plus tard.
      •  
        1. Sélectionnez envoyer maintenant pour envoyer immédiatement les invitations au sondage. Cliquez sur suivant.
        2. Cliquez sur ajouter d'autres pour inviter facilement des répondants supplémentaires. Vous utiliserez le même message d'invitation et les mêmes informations d'expéditeur, et il vous suffira de remplir les informations du répondant.
        3. Si vous avez ajouté tous les répondants, cliquez sur envoyer maintenant.
      •  
        1. Sélectionnez programmer pour plus tard pour envoyer les invitations au sondage à un moment ultérieur.
        2. Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que vos invitations soient envoyées. Cliquez sur suivant.
        3. Cliquez sur ajouter d'autres pour inviter facilement des répondants supplémentaires. Vous utiliserez le même message d'invitation et les mêmes informations d'expéditeur, et il vous suffira de remplir les informations du répondant.
        4. Si vous avez ajouté tous les répondants, cliquez sur programmer maintenant.
    8. Vous pourrez maintenant voir un aperçu de vos répondants.

Si de nombreuses invitations sont envoyées en même temps, il peut y avoir un délai d'envoi. Vous pouvez toujours vérifier l'état de notre file d'attente des e-mails ici.

Envoyer des sondages sans adresse e-mail

Avez-vous déjà eu besoin de lancer un sondage mais vous n'avez pas d'adresses e-mail ? Par exemple, des sondages réalisés par téléphone ou sur papier ? Ou avez-vous déjà eu besoin de vous assurer que les répondants n'ont répondu qu'une seule fois à votre sondage, mais vous ne vouliez pas utiliser le service e-mail d'Enalyzer ? Si oui, voici ce qu'il faut faire.

  1. Allez à votre sondage et sélectionnez partager dans le menu latéral.
  2. Cliquez sur l'option importer .

  3. Choisissez si vous souhaitez ou non inclure les données de sondage existantes de vos répondants dans votre import de données.

    Si vous activez l'option d'importer des répondants avec des données de sondage existantes, votre fichier doit contenir une réplique exacte du format du sondage. La manière dont vous formatez vos données dépend du type de question ou de variable que vous importez. En savoir plus sur la façon de formater chaque type de question et de variable ici.

  4. Importez votre fichier CSV encodé en UTF-8.
  5. Associez les champs du fichier CSV aux questions et variables du sondage.
  6. Une fois le mappage terminé, cliquez sur suivant.
  7. Vérifiez le nombre de réponses prêtes à être importées et cliquez sur terminé pour finaliser l'importation.

Vous avez maintenant deux options, envoyer les informations de connexion à vos répondants ou créer des liens uniques et les envoyer aux répondants.

Avant de faire cela, téléchargez vos données de réponse au format Excel ou CSV et n'oubliez pas d'inclure les variables d'arrière-plan dans le téléchargement. Votre fichier de données de réponse comprend un identifiant et un mot de passe uniques pour chaque répondant. La combinaison de l'identifiant et du mot de passe est unique au répondant.

CRÉER DES LIENS UNIQUES POUR CHAQUE RÉPONDANT

C'est la méthode la plus populaire et, bien qu'elle demande un peu de travail manuel, elle est relativement simple. Une fois que vous avez téléchargé vos données de réponse avec l'identifiant et le mot de passe de vos répondants, vous pouvez créer des liens uniques pour chaque répondant. Chaque lien unique suit cette structure :

https://surveys.enalyzer.com/?Pid=[USERNAME]&Rid=[PASSWORD]

Ainsi, pour créer un lien unique, il vous suffit de remplacer les champs [USERNAME] et [PASSWORD] par l'identifiant et le mot de passe réels figurant dans le fichier de données de réponse.

Si vous avez plus que quelques répondants, alors vous devez passer par Excel. Nous avons compilé un guide simple et rapide, toutefois, gardez à l'esprit que lorsque vous contactez notre Customer Success Team, ils ne seront peut-être pas équipés des compétences Excel nécessaires pour vous aider avec les problèmes que vous pourriez rencontrer.

  1. Ouvrez un programme comme Microsoft Excel ou Google Sheets.
  2. Créez trois colonnes : identifiant, mot de passe et URL.
  3. Copiez les identifiants et les mots de passe du fichier de données de réponse et insérez-les dans votre document Excel.
  4. Il est maintenant temps pour la magie d'Excel. Transformez la cellule contenant le lien du sondage en une formule qui remplace [USERNAME] et [PASSWORD] par les valeurs réelles insérées dans les colonnes A et B. La formule ressemblerait à ceci (voir l'image ci-dessous) :
    ="https://surveys.enalyzer.com/?Pid="&A2&"&Rid="&B2
  5. Une fois la formule définie, appuyez sur Entrée et le lien contiendra l'identifiant et le mot de passe. Faites glisser la formule vers le bas sur toutes les cellules restantes et observez comment les identifiants et les mots de passe se transforment en liens uniques.

ENVOYER LES INFORMATIONS DE CONNEXION

Pour se connecter à votre sondage, vos répondants doivent se rendre sur le site de connexion (https://surveys.enalyzer.com), ainsi que leur identifiant et leur mot de passe respectifs issus du téléchargement des données de réponse.

Envoyer des sondages via un message texte SMS

Enalyzer ne dispose pas d'une solution de messagerie SMS intégrée au système, mais des invitations SMS peuvent être envoyées à l'aide d'un fournisseur SMS externe qui propose une solution « e-mail vers SMS ».

Enalyzer enverra ses invitations par e-mail au fournisseur SMS, qui transforme les e-mails en SMS et les envoie automatiquement aux répondants.

Les destinataires du SMS reçoivent un message texte SMS avec un nom d'expéditeur personnalisé, un texte personnalisé dans le SMS et un lien unique et direct pour répondre à leur sondage.

Exemple : CPSMS

Les fournisseurs e-mail vers SMS diffèrent dans leurs paramètres et options, alors vérifiez auprès de votre fournisseur si vous avez des questions. Le fournisseur danois Compaya propose la solution CPSMS. Nous l'utiliserons comme exemple.

Lorsque vous utilisez CPSMS, suivez les étapes suivantes pour envoyer vos invitations SMS :

  •  
    • Dans Enalyzer, assurez-vous que votre fournisseur e-mail est Mailjet.
    • Dans votre compte CPSMS, placez survey@mail02.enalyzer.com sur la liste d'autorisation, et prenez le "code e-mail" généré pour vous.
    • Assurez-vous d'avoir suffisamment de points SMS sur CPSMS.
    • Décidez comment l'expéditeur sera déterminé. Il peut s'agir soit du nom d'expéditeur défini dans les paramètres de votre compte, soit être flexible et reprendre le nom d'expéditeur de l'objet de l'e-mail, lorsque cette option a été choisie dans votre compte CPSMS. Le nom de l'expéditeur comporte au maximum 11 caractères, espaces compris.

    • Créez un fichier de liste des répondants. Ce fichier doit inclure toutes les variables d'arrière-plan de vos répondants.

       Chaque adresse e-mail suit cette structure :

      [CODE PAYS (sans '+' ou '00')][NUMÉRO DE TÉLÉPHONE].[CODE E-MAIL]@cpsms.dk

      Par exemple : 4512345678.abcd1defg@cpsms.dk

    • Envoyer des invitations par e-mail. Le message de votre invitation par e-mail sera utilisé pour créer le message texte. Seules l'introduction, le bouton et les textes de fin seront inclus. Il n'est donc pas nécessaire de passer du temps à concevoir votre message d'invitation. Si vous avez choisi l'option de nom d'expéditeur flexible, ajoutez votre nom d'expéditeur dans le champ objet de l'e-mail (limité à 11 caractères).
    • Lorsque l'on clique sur le lien dans l'invitation SMS, la page du sondage s'ouvre dans un navigateur et l'expérience est normale, comme lorsque l'on répond au sondage sur un téléphone.

Plus le message SMS est long, plus le coût d'envoi est élevé. Un message texte SMS comporte 160 caractères, espaces compris. Si votre message dépasse 160 caractères, alors deux messages ou plus sont concaténés, de sorte qu'ils apparaissent comme un seul long SMS. Dans ce cas, le nombre de caractères par SMS est de 153, car 7 caractères sont utilisés pour concaténer les SMS.

Besoin d'aide pour envoyer des invitations par message texte ? Nos consultants ont l'expérience de la mise en place d'invitations SMS et sont prêts à vous aider. En savoir plus sur notre service de conseil ici.

 

Arrêter les invitations planifiées

Avez-vous programmé l'envoi de vos invitations de sondage par e-mail pour plus tard et devez-vous maintenant modifier quelque chose ? Pour arrêter les invitations planifiées, vous devez supprimer les répondants planifiés. Il vous suffit de :

  1. Allez à votre sondage et sélectionnez réponses dans le menu latéral. Si le menu est fermé, cliquez d'abord sur l'icône du menu pour l'ouvrir.
  2. Cliquez sur le bouton filtre et le menu latéral de filtrage des réponses s'ouvrira.
  3. Cliquez sur le menu déroulant ajouter un filtre et sélectionnez statut de l'invitation.
  4. Sélectionnez ensuite planifié, cliquez sur le bouton appliquer et fermez le menu latéral.
  5. Cliquez sur le menu des actions et sélectionnez supprimer.
  6. Sélectionnez le répondant planifié et cliquez sur le bouton supprimer.
  7. Vos invitations planifiées ont été supprimées et ne seront pas envoyées.

Pour arrêter les invitations planifiées, vous devez les supprimer avant qu'elles ne soient envoyées.