Envoyer des rappels

À propos des rappels

Les rappels vous permettent de relancer les personnes qui n'ont pas terminé votre enquête, afin d'obtenir davantage de réponses. Pour envoyer des rappels, la variable système de l'e-mail doit être renseignée par l'adresse e-mail du répondant.

Il existe deux façons d'envoyer des rappels :

  1. Rappels manuels : envoyez un e-mail de rappel immédiatement et manuellement. Vous pouvez envoyer autant de rappels manuels que vous le souhaitez.
  2. Rappels programmés : envoyez un ou deux rappels un certain nombre de jours après l'envoi de la première invitation. Si vous partagez votre enquête avec d'autres répondants plus tard, ils recevront également un rappel selon le calendrier défini.

Rappels manuels

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir créé le message de rappel que vous allez envoyer. Vous pouvez envoyer des rappels à n'importe qui, mais nous vous recommandons de les envoyer aux personnes qui ont partiellement terminé votre enquête et à celles qui n'y ont pas du tout répondu. Pour ce faire, vous devez d'abord filtrer vos réponses par statut de réponse.

ÉTAPE 1 : FILTRER LA LISTE DES RÉPONSES

Pour filtrer votre liste de réponses, il vous suffit de :

  1. Accédez à votre enquête et sélectionnez réponses dans le menu latéral.
  2. Cliquez sur le bouton filtrer et le menu latéral de filtrage des répondants s'ouvrira.
  3. Cliquez sur le menu déroulant ajouter un filtre et sélectionnez statut de réponse.

  4. Sous statut de réponse, sélectionnez le statut de réponse incomplète ou sans réponse. Incomplète désigne les répondants qui ont partiellement terminé votre enquête. Sans réponse désigne ceux qui n'ont pas répondu du tout à l'enquête.

    Ajoutez d'autres filtres si nécessaire pour vous assurer d'envoyer les rappels aux bons répondants.

  5. Cliquez sur appliquer pour filtrer vos réponses et fermer le menu latéral de filtrage des répondants.

ÉTAPE 2 : ENVOYER DES RAPPELS MANUELS

Maintenant que vous avez filtré votre liste de répondants, vous êtes prêt à envoyer des rappels manuellement. Il vous suffit de :

  1. Cliquez sur le menu des actions et sélectionnez rappeler. Si l'option rappeler n'apparaît pas, c'est parce qu'il n'est pas possible de rappeler les répondants. Cela peut être dû au fait que la variable de fond de l'e-mail est vide.
  2. Sélectionnez les répondants que vous souhaitez relancer et cliquez sur le bouton rappeler.
  3. Modifiez les informations de l'expéditeur si nécessaire. Ces informations sont reprises des paramètres de l'enquête.
  4. Sélectionnez votre message de rappel. Si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un à partir de zéro ou utiliser l'un de nos messages par défaut prêts à l'envoi.
  5. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur suivant.
  6. Modifiez le texte du message si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur suivant. Si vous avez plusieurs langues, vous passerez par toutes les langues avant d'atteindre l'étape 3.
  7. Modifiez la conception du message si nécessaire.
  8. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur rappeler.
  9. Vous avez été averti que les rappels ont été envoyés.

Programmer des rappels

Professionnel

La programmation des rappels vous fait gagner un temps et de l'argent précieux. En programmant le premier et le deuxième rappel, vous pouvez vous détendre en ayant l'assurance que vos rappels seront envoyés selon votre plan. Nous vous recommandons d'envoyer deux rappels ; l'un à mi-parcours de l'enquête, et l'autre un ou deux jours avant sa clôture.

Pour programmer vos rappels, il vous suffit de :

  1. Accédez à votre enquête et sélectionnez réponses dans le menu latéral.
  2. Cliquez sur le menu options et sélectionnez programmer.
  3. Activez le premier rappel.
  4. Sélectionnez le message qui sera envoyé en tant que rappel.
  5. Définissez le nombre de jours après l'invitation, c'est-à-dire le moment où le rappel sera envoyé.
  6. Activez le deuxième rappel et répétez les étapes 2 et 3.
  7. Cliquez sur enregistrer et saisissez votre mot de passe pour enregistrer les paramètres.

Une fois que vous programmez un rappel, cela sera fait pour les répondants existants et futurs. Lorsque vous programmez des rappels, Enalyzer recherche tous les répondants qui n'ont pas répondu à l'enquête ou qui y ont répondu partiellement et calcule la date du rappel, en fonction du paramètre que vous avez défini, pour chaque répondant. Si la date pour le répondant est dépassée de 5 jours au maximum, le rappel est envoyé. Les répondants qui ont reçu un ou deux rappels manuels seront ignorés par le paramètre des rappels programmés.

Exemple

01 janv. : vous invitez un répondant
10 janv. : vous définissez un rappel 2 jours après l'invitation.

Cela signifie que le répondant invité le 1er janvier aurait dû recevoir un rappel le 3 janvier ; comme l'écart est supérieur à 5 jours, le rappel n'est pas envoyé.

Enfin, les rappels programmés vérifient si le répondant a déjà été relancé. Si un répondant a reçu 1 rappel et que vous en avez programmé deux, un seul des rappels programmés sera envoyé. Si le répondant a reçu deux rappels, aucun des rappels programmés ne sera envoyé.