Dela enkät: E-post

Om att dela enkäter via e-post

Enalyzer erbjuder ett enkelt sätt att dela din enkät via e-post. Du kan skicka anpassade e-postinbjudningar till dina respondenter och spåra deras framsteg. E-postinbjudningar till enkäter gör det möjligt att skicka påminnelser och begränsa respondenterna till att svara på enkäten en gång.

Om du ska skicka e-postinbjudningar till enkäten till fler än några få personer rekommenderar vi att du:

1. Skapar inbjudningsmeddelandet.
2. Skapa CSV-filen med respondentinformationen. Detta kommer att göra att delningen av din enkät går smidigare och snabbare.
3. Ställ in enkätens anonymitet.

Att skicka e-postinbjudningar till enkät

För att skicka e-postinbjudningar till enkäten behöver du bara göra följande:

1. Gå till din enkät och välj dela i sidomenyn.
2. Klicka på alternativet e-post.
3. Välj hur du vill bjuda in dina svarande. Du kan välja mellan manuellt, kopiera/klistra in, eller ladda upp.
   • Detta alternativ är optimalt om du skickar till bara en person. Allt du behöver göra är:
     
     1. Välj manuellt.
     2. Fyll i respondentens information.
        
        

     E-postvariabeln är det enda obligatoriska fältet.

   • Kopiera dina respondentuppgifter från en CSV-fil direkt till Enalyzer. Allt du behöver göra är:
     
     1. Välj kopiera/klistra in.
     2. En ruta kommer att dyka upp nedanför. Kopiera informationen från CSV-filen och klistra in den i rutan.

     Du kan bara kopiera/klistra in de systemvariabler som är: förnamn, efternamn, e-post och språk. Om du vill importera data till bakgrundsvariabler som du har skapat själv eller om du ska importera några variabler, välj alternativet ladda upp.

   • Detta alternativ är perfekt om du arbetar med många respondenter och bakgrundsvariabler. Dessutom är det enda alternativet som tillåter dig att importera variabler. För mer information om att skapa en CSV-fil, klicka här.
     För att ladda upp din CSV-fil, allt du behöver göra är:
     
     1. Välj ladda upp.
     2. Klicka på ladda upp din CSV-fil.
     3. Hitta din CSV-fil och klicka ladda upp.
     4. Mappa fälten genom att koppla fälten från din CSV-fil på vänster sida till dina enkätvariabler på höger sida.
        
        
        

        Om det finns ett fält som du inte vill ladda upp eller importera, kan du hoppa över det.

        För att importera en variabel välj ny: bakgrundsvariabel. Detta kommer att importera CSV-fältet som en textbakgrundsvariabel.

     5. När du är klar med mappningen, klicka spara för att återgå till förhandsvisningen av enkätinbjudan.
     6. Du kan alltid klicka på redigera mappningar för att göra ändringar.
4. Välj det meddelande du kommer att skicka. Om du vill göra några redigeringar av meddelandet, klicka redigera och följ instruktionerna på skärmen.
5. Redigera avsändarens information, om relevant.
6. Du kan förhandsgranska din e-postinbjudan till enkäten i panelen på höger sida. Om allt ser bra ut, klicka nästa.
7. Under schemalägg din inbjudan, välj när du vill skicka din inbjudan. Du kan välja mellan skicka nu och schemalägg för senare.
   • 1. Välj skicka nu för att omedelbart skicka ut enkätinbjudningarna. Klicka nästa.
     2. Klicka på lägg till fler för att enkelt bjuda in ytterligare respondenter. Du kommer att använda samma inbjudningsmeddelande och avsändaruppgifter, och behöver bara fylla i respondentens information.
     3. Om du har lagt till alla respondenter, klicka på skicka nu.
   • 1. Välj schemalägg för senare för att skicka inbjudningarna vid en senare tidpunkt.
     2. Välj datum och tid du vill att dina inbjudningar ska skickas. Klicka nästa.
     3. Klicka på lägg till fler för att enkelt bjuda in ytterligare respondenter. Du kommer att använda samma inbjudningsmeddelande och avsändaruppgifter, och behöver bara fylla i respondentens information.
     4. Om du har lagt till alla respondenter, klicka på schemalägg nu.
8. Du kommer nu att kunna se en översikt av dina respondenter.

Om många inbjudningar skickas ut samtidigt kan det bli fördröjning i utsändningstiden. Du kan alltid kontrollera statusen för vår e-postkö här.

Skicka enkäter utan e-postadresser

Har du någonsin behövt starta en enkät men du inte har e-postadresser? Till exempel, enkäter som görs över telefon eller pappersenkäter? Eller har du någonsin behövt försäkra dig om att respondenter svarar endast en gång på din enkät men du ville inte använda Enalyzers e-posttjänst? Om ja, här är vad du bör göra.

1. Gå till din enkät och välj dela i sidomenyn.
2. Klicka på importera-alternativet.
3. Välj om du vill inkludera befintlig enkätdata om dina respondenter med ditt dataimport.

   Om du aktiverar alternativet att importera respondenter med befintlig enkätdata bör din fil innehålla en exakt kopia av enkätformatet. Hur du formaterar din data beror på fråge- eller variabeltypen du importerar. Läs mer om hur du formaterar varje fråge- och variabeltyp här.

4. Ladda upp din UTF-8 kodade CSV-fil.
5. Matcha fälten i CSV-filen med enkätfrågorna och variablerna.
6. När du är klar med matchningen, klicka nästa.
7. Granska antalet svar som är redo att importeras och klicka klar för att avsluta importen.

Nu har du två alternativ, skicka inloggningsinformationen till dina respondenter eller skapa unika länkar och skicka dessa till respondenterna.

Innan du gör detta, ladda ner dina svarsuppgifter till Excel eller CSV-format och kom ihåg att inkludera bakgrundsvariabler i nedladdningen. Din fil med svarsuppgifter innehåller ett unikt användarnamn och lösenord för varje respondent. Kombinationen av användarnamn och lösenord är unik för respondenten.

SKAPA UNIKA LÄNKAR FÖR VARJE SVARANDE

Detta är den mest populära metoden och även om det krävs lite manuellt arbete, är det relativt enkelt. När du har laddat ner dina svarsdata med användarnamn och lösenord för dina respondenter, kan du skapa unika länkar för var och en av dem. Varje unik länk följer denna struktur:

https://surveys.enalyzer.com/?Pid=[ANVÄNDARNAMN]&Rid=[LÖSENORD]

Så för att skapa en unik länk måste du bara ersätta fälten [ANVÄNDARNAMN] och [LÖSENORD] med de faktiska användarnamnen och lösenorden från svarsdokumentet.

Om du har fler än några få svarande, då behöver du gå över till Excel. Vi har sammanställt en enkel och snabb guide, men kom ihåg att när du kontaktar vår kundsuccégrupp, kanske de inte har Excel-kunskaperna för att hjälpa dig med eventuella problem du kan stöta på.

1. Öppna ett program som Microsoft Excel eller Google Kalkylark.
2. Skapa tre kolumner: användarnamn, lösenord och URL.
3. Kopiera användarnamnen och lösenorden från svarsdokumentet och klistra in dem i ditt Excel-dokument.
4. Nu är det dags för Excel-magi. Omvandla cellen med enkätlänken till en formel som ersätter [ANVÄNDARNAMN] och [LÖSENORD] med de faktiska värdena insatta i kolumnerna A och B. Formeln skulle se ut så här (se bilden nedan):
   ="https://surveys.enalyzer.com/?Pid="&A2&"&Rid="&B2
5. När du har definierat formeln, tryck enter och länken kommer att innehålla användarnamnet och lösenordet. Dra formeln neråt på alla återstående celler och se hur användarnamnen och lösenorden förvandlas till unika länkar.

SKICKA INLOGGNINGSINFORMATION

För att logga in på din enkät, behöver dina respondenter gå till inloggningssidan (https://surveys.enalyzer.com), samt deras respektive användarnamn och lösenord från nedladdningen av responsdata.

Skicka undersökningar via SMS-textmeddelande

Enalyzer har ingen inbyggd SMS-textmeddelandelösning i systemet, men SMS-inbjudningar kan skickas genom att använda en extern SMS-leverantör som har en "e-post till SMS"-lösning.

Enalyzer kommer att skicka ut sina e-postinbjudningar till SMS-leverantören, som omvandlar e-postmeddelanden till SMS och skickar dem automatiskt till respondenterna.

SMS-mottagare får ett SMS-textmeddelande, med ett anpassat avsändarnamn, anpassad text i SMS:et och en unik och direkt länk för att svara på deras undersökning.

Exempel: CPSMS

E-post till SMS-leverantörer varierar i sina inställningar och alternativ, så kontrollera med din leverantör om du har några frågor. Den danska leverantören Compaya erbjuder lösningen CPSMS. Vi kommer att använda detta som ett exempel.

När du använder CPSMS, följ dessa steg för att skicka ut dina SMS-inbjudningar:

• I Enalyzer, se till att din e-postleverantör är Mailjet.
• I ditt CPSMS-konto, vitlista survey@mail02.enalyzer.com, och ta emot den "e-postkoden" som skapats för dig.
• Se till att du har tillräckligt med SMS-poäng hos CPSMS.
• Bestäm hur avsändaren ska bestämmas. Det kan antingen vara avsändarnamnet från inställningarna i ditt konto, eller så kan det vara flexibelt och ta avsändarnamnet från e-postämnet, när detta alternativ har valts i ditt CPSMS-konto. Avsändarnamnet har en maximal längd på 11 tecken inklusive mellanslag.
• Skapa en svarandefil. Denna fil bör inkludera alla dina svarandes bakgrundsvariabler.

   Varje e-postadress följer denna struktur:

  [LANDSKOD (utan '+' eller '00')][TELEFONNUMMER].[E-POSTKOD]@cpsms.dk

  Till exempel: 4512345678.abcd1defg@cpsms.dk

• Skicka e-postinbjudningar. Ditt inbjudnings-e-postmeddelande kommer att användas för att skapa textmeddelandet. Endast introduktionen, knappen och avslutningstexterna kommer att inkluderas. Därför behöver du inte lägga tid på att designa ditt inbjudningsmeddelande. Om du har valt det flexibla alternativet för avsändarnamnet lägger du till ditt avsändarnamn i e-postämfältet (begränsad till 11 tecken).
• När man klickar på länken i SMS-inbjudan öppnas enkätsidan i en webbläsare och upplevelsen är normal som när man svarar på enkäten på en telefon.

Ju längre SMS-meddelandet är, desto högre blir kostnaden för att skicka det. Ett SMS-textmeddelande består av 160 tecken, inklusive mellanslag. Om ditt meddelande överstiger 160 tecken kommer två eller flera meddelanden att sammanfogas så att de verkar vara ett långt SMS. I detta fall är antalet tecken per SMS 153, eftersom 7 tecken används för att sammanfoga SMS:en.

Behöver du hjälp med att skicka ut inbjudningar via textmeddelande? Våra konsulter har erfarenhet av att ställa in SMS-inbjudningar och är redo att assistera dig. Läs mer om vår konsulttjänst här.

Stoppa schemalagda inbjudningar

Har du schemalagt att dina enkät-e-postinbjudningar ska skickas ut vid ett senare tillfälle och nu behöver du ändra något? För att stoppa de schemalagda inbjudningarna måste du ta bort de schemalagda respondenterna. Allt du behöver göra är:

1. Gå till din enkät och välj svar i sidomenyn. Om menyn är stängd, klicka på menyikonen () för att öppna den först.
2. Klicka på filter-knappen och filtret för respons-sidomenyn öppnas.
3. Klicka på rullgardinsmenyn lägg till filter och välj inbjudningsstatus.
4. Välj sedan schemalagd, klicka på tillämpa-knappen och stäng sidomenyn.
5. Klicka på aktionsmenyn och välj radera.
6. Välj den schemalagda respondenten och klicka på radera-knappen.
7. Dina schemalagda inbjudningar har raderats och kommer inte att skickas ut.

För att stoppa schemalagda inbjudningar måste du ta bort dem innan de skickas ut.