Anonym | Du er ikke logget ind
 | 
 
 

Autoresponse - modtag besvarelsen automatisk

Ændret: 23-07-13 ved Enalyzer Support Team

Autoresponse - modtag/udsend mails automatisk

Indsæt billede


Ved at bruge autorespons kan du sætte ESS op til at udsende takkemails, bekræftelser eller lign. til dine respondenter. Eller du kan opsætte funktionen til at videresende besvarelser, der er særligt kritiske til de rette personer. Eksempelvis negative kundebesvarelser der skal sendes videre til en bestem account manager eller kundechef. Du bestemmer selv betingelserne for udsendelse af e–mails, hvad email- indholdet skal være, og hvem der skal modtage disse mails.

Autoresponsen er koblet til en bestemt lancering. Derfor skal du lancere, før du opretter autoresponsen. Hvis du skal emaillancere kan du vælge at lancere uden udsendelse af emails (sidste step i lanceringsfasen). Opsæt dernæst din autorespons, og til sidst sender du emailinvitationerne til respondenterne. Sådan sender du invitationer efter der er lanceret: Gå til Søg/Svarpersoner /søg på lancering /klik søg nederst i venstre hjørne /gå til fanen Administration og vælg invitation /Bekræft at du vil udsende invitationerne.

Aktiver autorespons under fanebladet Gennemførsel - virker både til E-mail lancering såvel som Link lancering. Et nyt vindue åbnes.

For at oprette en autorespons, følg nedenstående guide:

Indsæt billede

1 Klik på Autorespons og navngiv dit autosvar

Indsæt billede


2 Vælg om der skal være en betingelse opfyldt for at mailen skal udsendes. Autoresponsen kan håndtere op til fem avancerede betingelser for udsendelse af e-mails.

  • På betingelse: Du opsætter en eller flere betingelser for, om systemet skal udsende mailen.
  • Udsendes altid: Systemet sender mailen, hver gang et skema bliver gennemført af en respondent.

Hvis ikke du vil opsætte en betingelse for udsendelse af mails vælger du "Udsendes altid" og du kan læse om opsætning af email under punktet Opret Email. Vil du opsætte en betingelse kan du læse nedenfor, hvordan du gør.

Sådan opsætter du en betingelse på din autorespons

Tryk på knappen Vælg Betingelse (Se billede ovenfor). Dette åbner funktionen Betingelse, en funktion du måske også kender fra spørgeskemaopsætningen.

1 Klik på Ny gruppe for at opstille den første betingelse. Herefter åbnes et vindue.

Indsæt billede

2 I rullemenuen S/F markerer du, om betingelsen skal være SAND eller FALSK.
Indsæt billede


Variabel: Du skal nu angive hvilket spørgsmål, der skal gælde som betingelse. I rullemenuen Variabel vælger du blandt de spørgsmål, du har oprettet i dit spørgeskema samt eventuelle baggrundsvariable.

Svaralternativ: Under Svaralternativ specificerer du, hvilken værdi, der skal være svaret. I nedenstående eksempel er betingelsen, at emails skal udsendes, når respondenter har svaret "HR" i spørgsmål 2.

Indsæt billede


Du kan vælge mellem (listen læses ovenfra):
  • <= (Mindre end eller lig med) (Det svaralternativ du markerer og de som ligger før)
  • < (Mindre end) (De svaralternativer som ligger før det markedere)
  • > (Større end) (De svaralternativer som ligger efter det markerede)
  • => (Større end eller lig med) (Det svaralternativ som er markeret samt dem som ligger efterfølgende)
  • = (lig med) (Det svaralternativ som du har markeret)

3 Klik OK. Du har nu specificeret en betingelse. Ud for dit autosvar vises ikonet for, at der er en betingelse opsat, se billedet nedenfor.

Indsæt billede

Ved at klikke på ikonet kan du tilgå betingelsen og redigere/slette betingelsen for udsending af autosvaret.

Du kan tilføje flere betingelser på samme autorespons, hvis flere kriterier skal være opfyldt for at mailen bliver sendt. Ønsker du at opstille en OG-betingelse klikker du igen på "Ny gruppe", vælger variabel og svaralternativ for denne betingelse.

Du kan også tilføje en ELLER-betingelse til en eksisterende gruppe af betingelser. Dette vil du have brug for hvis kun én af flere betingelser skal være opfyldt.

  • Ny gruppe = OG-betingelse; her tilføjer du endnu en gruppe, alle grupper skal være opfyldt.

  • Ny betingelse = Eller-betingelse; her tilføjer du en betingelse til en eksisterende gruppe af betingelser, kun en af betingelserne i gruppen behøver være opfyldt. For at aktivere knappen "Ny-betingelse" klik på "ELLER" ud for den gruppe, hvor du vil tilføje en eller flere betingelser.
Nedenfor kan du se hvilke knapper du skal vælge for at tilføje flere betingelser.

Indsæt billede

Klik OK for at gemme dine betingelser. Dette lukker vinduet.

Klik OK. Dit autosvar er nu oprettet og kan ses i listen.



Opret Email

Når du har opsat betingelsen for mailudsendelse skal du oprette den email, der skal udsendes.

For at oprette email følg guiden nedenfor:

1 Sæt flueben i kassen til højre for den betingelse du lige har opsat.

2 Knappen Email bliver aktiv, klik på denne for at oprette email.

Indsæt billede

Indsæt billede

  • Navngiv e-mailen: Navnet vil fremgå af din oversigt

  • Emailadresse på afsender: Angiv den e-mail adresse, der skal stå som afsender i dine autosvar e-mails. Hvis modtageren af emailen besvarer mailen bliver denne mail sendt til adressen, du indsætter her.

  • Navn på afsender: Det er det navn, der vil figurere som afsender i modtagerens mailboks.

  • Vælg format: Her kan du vælge mellem Tekst eller Tekst & HTML.
Hvis du vælger Tekst & HTML har du to mailversioner. Det vil sige, at de der ikke kan modtage HTML vil modtage tekstversionen, dette afhænger af deres mailklient og du kan ikke kontrollere dette. Derfor skal du oprette to versioner altså både en for tekst og en for HTML.

  • Vælg sprog for e-mail indhold: Her skal du vælge hvilket sprog (e-mail encoding), e-mailen skal udsendes i. Hvis du oplever, at specielle tegn som f.eks. copyright- eller trademark-tegnet ikke vises korrekt i e-mailen, bør du vælge sprogindstillingen International.

  • Emne: Angiv et emne.

Du skal nu skrive din e-mail-tekst. Afhængigt af om du har valgt at udsende din e-mail som tekst eller tekst og html, skal du oprette henholdsvis en tekstversion eller både en tekst- og html-version.

Dette gøres på samme vis som ved opsættelse af invitations- og rykkermails. Du kan læse om oprettelse af e-mails i tekst og HTML her.

Klik OK. Dette vil lukke e-mailvinduet. Din e-mail er nu oprettet.



Flettekoder i autorespons e-mails

Autosvar e-mails udsendes først, når respondenten har gennemført undersøgelsen.

Derfor er det i autosvar e-mails muligt at indflette både baggrundsvariable og respondentens besvarelser.

Ved at indsætte flettefelter kan du indsætte respondentens besvarelse af enkelte spørgsmål.

Vær opmærksom på, at systemet indsætter baggrundsvariable, der relaterer sig til den respondent, der har besvaret undersøgelsen og ikke modtageren af e-mailen!

Eksempel: Flettekoderne [RESPONDENT_FIRSTNAME] og [RESPONDENT_LASTNAME] kan bruges til at gøre autosvar e-mailen mere personlig. Du kan eksempelvis opsætte en takke-email med teksten: Kære [RESPONDENT_FIRSTNAME] [RESPONDENT_LASTNAME]. Vi takker for din besvarelse af vores undersøgelse.

Hvis du sender en e-mail til tredjepart for at gøre opmærksom på, at en given besvarelse er afgivet, bruges de samme flettekoder med et andet formål. De benyttes i dette tilfælde til at identificere den person, der har afgivet besvarelsen og dermed udløst e-mailen:

Eksempel: Hej Niels Olsen. [RESPONDENT_FIRSTNAME] [RESPONDENT_LASTNAME] har nu færdiggjort vores undersøgelse.

For at indsætte flettekoder skal du gøre følgende:

Tryk på knappen Indsæt Flettefelter... Dette åbner et nyt vindue.

Du kan nu indsætte følgende:

  • Respondentens besvarelse af et bestemt spørgsmål
  • En eller flere baggrundsvariable.

Sæt flueben ud for det eller de elementer, du ønsker at indsætte. Tryk OK. Derved indsættes koden i din e-mail tekst.

I html-editoren kan du indsætte flettekoder ved at vælge dem fra rullemenuen Flettefelter.

Vælg modtagere af e–mailen

Når du har oprettet din e-mail, skal modtagerne tilføjes.

Vælg den e-mail du ønsker at tilføje modtagere til ved at sætte flueben ud for den pågældende e-mail. Tryk på knappen Modtagere. Dette vil åbne et nyt vindue.

Vælg hvem der skal modtage din e-mail. Du kan indsætte tre slags modtagere:

Indsæt billede

  • Du kan vælge, at e-mailen skal udsendes til den respondent, der har besvaret undersøgelsen. Dette gøres ved at sætte flueben ud for Udsend til respondenten selv. Bemærk: denne funktion ikke kan benyttes ved linkundersøgelser og anonyme undersøgelser.
  • Du kan selv indsætte en e-mailadresse. Dette gøres ved at trykke på knappen Tilføj. Dette åbner et nyt vindue. I tekstboksen skriver du den e-mailadresse, du ønsker som modtager. Dernæst trykker du OK. Herefter lukker du vinduet, og du kan nu se adressen i tekstboksen Andre modtagere. Det er muligt at indsætte flere modtagere. Ønsker du at fjerne modtageren igen markerer du blot e-mailadressen i listen og trykker Fjern.
  • Endelig kan du vælge, at e-mailen skal udsendes til en e-mailadresse, der er angivet i et bestemt tekstfeltspørgsmål i dit spørgeskema. I listen til højre for teksten Indsæt modtagere fra tekstfeltspørgsmål kan du afkrydse hvilke tekstfeltspørgsmål, du ønsker at hente e-mailadresser fra. Bemærk: Listen indeholder også skjulte tekstfeltspørgsmål.

Hvis din undersøgelse gennemføres på mere end et sprog, skal du nu opstille en sprogbetingelse for udsendelse af e-mailen. I tekstboksen finder du en liste over de sprog, din undersøgelse er oprettet i. Du kan nu vælge, at din e-mail kun skal udsendes, hvis undersøgelsen er besvaret i en bestemt sprogversion. Dermed kan du sikre, at respondenter, der har besvaret undersøgelsen på et bestemt sprog, også modtager deres autosvar e-mail i dette sprog.

Klik OK. Du har nu oprettet en modtagerliste til din e-mail. I oversigten kommer modtagerikonet til syne ud for din e-mail: Indsæt billede Ved at klikke på dette ikon kan du redigere din modtagerliste.

Bemærk: Vær opmærksom på at du ikke kan arbejde med oversættelser i Autorespons funktionen på samme måde, som når du via oversættelsesmodulet oversætter e-mail invitationer- og rykkere i ESS! Ønsker du at udsende autosvar på forskellige sprog, skal de oprettes som selvstændige autoresponser - med andre ord: en autorespons pr. sprog. Bemærk at sprogkoden nederst i modtagerfeltet kan bruges som betingelse for udsendelse



Søg
Søg hele ESS websitet

Søg
 
Wiki Navigation
 
 
  Få mere at vide om Enalyzer Survey Solution  
 
Start
Om
Følg os
Sprog
Copyright © 2010 Enalyzer. All Rights Reserved.